Het voor de eerste keer aanvragen van een Legal Entity Identifier (LEI) kan verwarrend aanvoelen. Veel bedrijven weten dat ze een LEI nodig hebben, maar hebben geen idee welke LEI-registratiedocumenten vereist zijn, wie de aanvraag mag indienen, of dat bij verlenging opnieuw documenten nodig zijn. Als dit bekend klinkt, bent u niet de enige. Deze gids legt in eenvoudige taal uit welke documenten precies nodig zijn voor een LEI, waarom ze belangrijk zijn en hoe TNV LEI het proces snel en stressvrij maakt, of u nu een nieuwe LEI registreert, een bestaande LEI verlengt of overstapt van een andere aanbieder.
Waarom documenten nodig zijn voor LEI-registratie
Het LEI-systeem is opgezet om meer transparantie te brengen in de wereldwijde financiële markten. Achter elk LEI-nummer staat een geverifieerd bedrijf met een gevalideerde juridische identiteit. Om ervoor te zorgen dat de gegevens correct zijn, moeten LEI-uitgevers controleren of uw bedrijf wettelijk is geregistreerd, actief is en bevoegd is om te opereren. Dit betekent dat de documenten die voor LEI-registratie nodig zijn, bevestigen:
- dat uw bedrijf bestaat
- dat de juridische gegevens overeenkomen met openbare registers
- en dat de persoon die de aanvraag indient daartoe bevoegd is
Het goede nieuws is dat TNV LEI het grootste deel van het verificatiewerk voor u doet door officiële overheidsregisters te controleren. In veel landen hoeven er helemaal geen fysieke documenten te worden geüpload, tenzij informatie ontbreekt of onduidelijk is.
Belangrijke documenten die elk bedrijf moet aanleveren
De meeste organisaties hebben voor LEI-registratie slechts twee basisdocumenten nodig: een juridisch registratiedocument en een geregistreerd bedrijfsadres. Het bewijs van juridisch bestaan kan een bedrijfsregistratiecertificaat, statuten of een uittreksel uit het nationale register zijn. Voor eenmanszaken, trusts, fondsen, partnerschappen en goede doelen kunnen ook andere certificaten die de oprichting aantonen, worden geaccepteerd.
Ook het geregistreerde adres moet worden bevestigd. Als het adres in het register beschikbaar is, gebeurt deze stap automatisch. Wanneer gegevens verouderd zijn of online niet beschikbaar zijn, kan aanvragers om aanvullend bewijs worden gevraagd, zoals een recente kennisgeving van een overheidsinstantie, een registeruittreksel of een zakelijk postdocument.
Deze twee gegevens bevestigen de identiteit van uw bedrijf en voldoen aan de meeste vereisten voor een LEI-aanvraag.
Aanvullende documenten afhankelijk van het type entiteit
Niet alle organisaties hebben dezelfde structuur, wat betekent dat de LEI-validatiedocumenten kunnen verschillen wanneer de entiteit iets anders is dan een standaardvennootschap. Partnerschappen kunnen een partnerschapsovereenkomst nodig hebben. Trusts hebben soms een trustakte nodig waaruit de verantwoordelijkheid van de trustee blijkt. Beleggingsfondsen kunnen bewijs van fondsregistratie bij een toezichthouder nodig hebben. Goede doelen en non-profitorganisaties leveren doorgaans registratiedocumenten van de bevoegde instantie aan.
Hoewel dit ingewikkeld kan klinken, controleert TNV LEI uw juridische structuur automatisch tijdens de aanvraag en laat het weten of een upload nodig is. In de meeste gevallen is een eenvoudige PDF van uw oprichtingsdocumenten van jaren geleden voldoende.
Wanneer u een machtigingsbrief nodig heeft
Een veelgestelde vraag is of een persoonlijk identiteitsbewijs nodig is voor LEI-registratie. Voor ondernemingen is het antwoord meestal nee. Er wordt doorgaans geen paspoort, Aadhaar of rijbewijs gevraagd. LEI-regels vereisen echter wel dat de persoon die de aanvraag indient bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen.
Als een bestuurder, partner of trustee de aanvraag indient, is er doorgaans geen verdere documentatie nodig. Maar als een werknemer, accountant, secretaris of consultant de aanvraag indient, kan om een Letter of Authority (LOA) worden gevraagd.
Een Letter of Authority verklaart eenvoudig dat de ondertekenaar juridische toestemming heeft om de LEI aan te vragen, te verlengen of te beheren. TNV LEI biedt downloadbare sjablonen aan om deze stap snel en correct te laten verlopen.
Documentvereisten voor LEI-verlenging
Veel mensen gaan ervan uit dat LEI-verlenging elk jaar nieuwe documenten vereist. Dat is niet het geval. Als de gegevens van uw bedrijf hetzelfde blijven, zijn er geen nieuwe documenten nodig voor LEI-verlenging. Verlengingen bestaan uit het valideren van uw gegevens aan de hand van het openbare register.
Documenten kunnen alleen nodig zijn als:
de bedrijfsnaam is gewijzigd
de entiteit is verhuisd
de juridische status is veranderd
of de eigendoms- en zeggenschapsstructuur is gewijzigd
Tijdig verlengen houdt uw LEI actief en helpt mislukte transacties te voorkomen, vooral bij handel, betalingen en rapportage.
LEI-documenten voor overdrachten
Als u overstapt naar TNV LEI, zijn er helemaal geen papieren bedrijfsdocumenten nodig. Het enige vereiste document is een Letter of Authority, waarmee u uw toestemming voor de overdracht bevestigt. TNV LEI verzorgt de volledige overdracht van gegevens van uw oude LOU. Dit zorgt ervoor dat uw LEI-certificaat te allen tijde actief en zichtbaar blijft in de GLEIF-database.
Veelgemaakte fouten die LEI-goedkeuring vertragen
De meeste LEI-vertragingen worden niet veroorzaakt door ontbrekende documenten, maar door niet-overeenkomende informatie. Wanneer registers een oud adres of een verouderde status tonen, is verduidelijking nodig voor validatie. Bedrijven uploaden soms verlopen certificaten, onvolledige pagina’s of documenten die niet overeenkomen met de officiële juridische naam. Anderen dienen wel de juiste documenten in, maar vergeten de aanvrager te machtigen.
Deze kleine problemen kunnen de goedkeuring vertragen. Gelukkig neemt TNV LEI contact met u op met duidelijke instructies en ondersteuning totdat uw informatie is geverifieerd.
Waar TNV LEI helpt, in veel landen
TNV LEI biedt met trots diensten voor LEI-registratie, LEI-verlenging en LEI-overdracht aan in de volgende jurisdicties:
Verenigd Koninkrijk, Australië, Noorwegen, Verenigde Staten, Canada, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Finland, Ierland, Verenigde Arabische Emiraten, Singapore, Hongkong, Denemarken, Zuid-Afrika, Luxemburg, Polen en Brazilië.
In al deze landen blijft het hoofddoel hetzelfde: snelle, geverifieerde en correct afgehandelde LEI-toewijzing onder GLEIF-accreditatie.
Dus welke documenten zijn nodig voor een LEI?
U heeft bewijs van juridisch bestaan, een geregistreerd adres en bevoegdheid om de aanvraag in te dienen nodig. In de meeste gevallen wordt de rest automatisch gevalideerd door TNV LEI.