Oikeushenkilö Identifierin (LEI) hakeminen ensimmäistä kertaa voi tuntua hämmentävältä. Moni yritys tietää tarvitsevansa LEI-tunnuksen, mutta ei tiedä, mitä LEI-rekisteröintiin tarvittavia asiakirjoja vaaditaan, kuka voi hakea tunnusta tai tarvitaanko uusinnassa jälleen paperityötä. Jos tämä kuulostaa tutulta, et ole yksin. Tämä opas selittää yksinkertaisella kielellä, mitä asiakirjoja LEI:tä varten tarvitaan, miksi ne ovat tärkeitä ja miten TNV LEI tekee prosessista nopean ja vaivattoman, olitpa sitten rekisteröimässä uutta LEI:tä, uusimassa olemassa olevaa tai siirtämässä sitä toiselta palveluntarjoajalta.
Miksi asiakirjoja tarvitaan LEI-rekisteröintiin
LEI-järjestelmä luotiin lisäämään läpinäkyvyyttä maailmanlaajuisille rahoitusmarkkinoille. Jokaisen LEI-numeron taustalla on varmennettu yritys, jonka oikeudellinen identiteetti on vahvistettu. Jotta tiedot olisivat oikeita, LEI:n myöntäjien on tarkistettava, että yrityksesi on laillisesti rekisteröity, aktiivinen ja oikeutettu toimimaan. Tämä tarkoittaa, että LEI-rekisteröinnissä vaaditut asiakirjat vahvistavat:
- että yrityksesi on olemassa
- että oikeudelliset tiedot vastaavat julkisia rekistereitä
- ja että hakemuksen jättävä henkilö on siihen valtuutettu
Hyvä uutinen on se, että TNV LEI tekee suurimman osan varmennustyöstä puolestasi tarkistamalla viralliset valtion rekisterit. Monissa maissa fyysisiä asiakirjoja ei tarvitse ladata lainkaan, ellei tiedoissa ole puutteita tai epäselvyyksiä.
Keskeiset asiakirjat, jotka jokaisen yrityksen on toimitettava
Useimmat organisaatiot tarvitsevat LEI-rekisteröintiä varten vain kaksi keskeistä yritysasiakirjaa: oikeudellisen rekisteröintiasiakirjan ja rekisteröidyn yritysosoitteen. Oikeudellisen olemassaolon todiste voi olla yrityksen rekisteröintitodistus, yhtiöjärjestys tai ote kansallisesta rekisteristä. Yksityisille elinkeinonharjoittajille, trusteille, rahastoille, kumppanuuksille ja hyväntekeväisyysjärjestöille voidaan hyväksyä նաև muita perustamista osoittavia asiakirjoja.
Rekisteröity osoite on myös vahvistettava. Jos osoite löytyy rekisteristä, tämä vaihe hoituu automaattisesti. Jos tiedot ovat vanhentuneita tai niitä ei ole saatavilla verkossa, hakijalta voidaan pyytää lisätodistetta, kuten tuoretta ilmoitusta viranomaiselta, rekisteriotetta tai yrityksen postiasiakirjaa.
Nämä kaksi tietoa vahvistavat yrityksesi identiteetin ja täyttävät suurimman osan LEI-hakemuksen vaatimuksista.
Lisäasiakirjat oikeushenkilön tyypin mukaan
Kaikki organisaatiot eivät noudata samaa rakennetta, joten LEI-validointiin tarvittavat asiakirjat voivat vaihdella, jos kyseessä ei ole tavallinen osakeyhtiö. Kumppanuuksilta voidaan vaatia kumppanuussopimus. Trusteilta saatetaan joskus vaatia trust deed, joka osoittaa trustee-vastuun. Sijoitusrahastoilta voidaan vaatia todiste rahaston rekisteröinnistä valvontaviranomaisen luona. Hyväntekeväisyys- ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot toimittavat yleensä rekisteröintiasiakirjat toimivaltaiselta viranomaiselta.
Vaikka tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselta, TNV LEI tarkistaa oikeudellisen rakenteesi automaattisesti hakemuksen aikana ja ilmoittaa, jos asiakirjojen lataaminen on tarpeen. Useimmissa tapauksissa yksinkertainen PDF vuosia sitten laadituista perustamisasiakirjoistasi riittää.
Milloin tarvitset valtuutuskirjeen
Yleinen kysymys on, tarvitaanko henkilöllisyystodistusta LEI-rekisteröintiä varten. Yritysten ja muiden oikeushenkilöiden kohdalla vastaus on yleensä ei. Passia, Aadhaar-tunnistetta tai ajokorttia ei tavallisesti pyydetä. LEI-säännöt kuitenkin edellyttävät, että hakemuksen tekevä henkilö on valtuutettu edustamaan yritystä.
Jos hakemuksen jättää johtaja, osakas tai trustee, lisäasiakirjoja ei yleensä tarvita. Mutta jos hakemuksen tekee työntekijä, kirjanpitäjä, sihteeri tai konsultti, häneltä voidaan pyytää valtuutuskirje (Letter of Authority, LOA).
Valtuutuskirjeessä yksinkertaisesti todetaan, että allekirjoittajalla on oikeudellinen lupa hakea, uusia tai hallinnoida LEI:tä. TNV LEI tarjoaa ladattavia mallipohjia, jotta tämä vaihe olisi nopea ja asianmukainen.
LEI-uusinnan asiakirjavaatimukset
Monet olettavat, että LEI-uusinta vaatii uudet asiakirjat joka vuosi. Näin ei ole. Jos yrityksesi tiedot pysyvät samoina, uusia asiakirjoja ei tarvita LEI-uusintaa varten. Uusinnassa tiedot validoidaan julkista rekisteriä vasten.
Asiakirjoja voidaan tarvita միայն, jos:
yrityksen nimi on muuttunut
oikeushenkilö on muuttanut
oikeudellinen asema on muuttunut
omistus tai määräysvalta on muuttunut
Ajallaan tehty uusinta pitää LEI:n aktiivisena ja auttaa välttämään epäonnistuneita liiketoimia, erityisesti kaupankäynnissä, maksuissa ja raportoinnissa.
LEI-asiakirjat siirtoa varten
Jos vaihdat palveluntarjoajaksi TNV LEI:n, yrityksen paperiasiakirjoja ei tarvita lainkaan. Ainoa vaadittava asiakirja on valtuutuskirje, joka vahvistaa hyväksyntäsi siirrolle. TNV LEI hoitaa koko tietojen siirron vanhalta LOU:lta. Tämä varmistaa, että LEI-sertifikaattisi pysyy aktiivisena ja näkyvissä GLEIF-tietokannassa koko ajan.
Yleiset virheet, jotka hidastavat LEI-hyväksyntää
Suurin osa LEI-viivästyksistä ei johdu puuttuvista asiakirjoista, vaan ristiriitaisista tiedoista. Kun rekisteritiedoissa näkyy vanha osoite tai vanhentunut tila, validointi vaatii lisäselvitystä. Yritykset lataavat toisinaan vanhentuneita todistuksia, puutteellisia sivuja tai asiakirjoja, jotka eivät vastaa virallista nimeä. Toiset toimittavat ճիշտ asiakirjat mutta unohtavat valtuuttaa hakijan.
Nämä pienet ongelmat voivat hidastaa hyväksyntää. Onneksi TNV LEI ottaa sinuun yhteyttä selkein ohjein ja tukee sinua, kunnes tietosi on vahvistettu.
Missä TNV LEI auttaa, useissa maissa
TNV LEI tarjoaa ylpeästi LEI-rekisteröinti-, LEI-uusinta- ja LEI-siirtopalveluita seuraavilla alueilla:
Yhdistynyt kuningaskunta, Australia, Norja, Yhdysvallat, Kanada, Saksa, Ranska, Espanja, Suomi, Irlanti, Yhdistyneet arabiemiirikunnat, Singapore, Hongkong, Tanska, Etelä-Afrikka, Luxemburg, Puola ja Brasilia.
Kaikissa näissä sijainneissa tavoite on sama: nopea, varmennettu ja asianmukaisesti hoidettu LEI-tunnuksen myöntäminen GLEIF-akkreditoinnin mukaisesti.
Mitä asiakirjoja siis tarvitaan LEI:tä varten?
Tarvitset todisteen oikeudellisesta olemassaolosta, rekisteröidyn osoitteen ja valtuuden hakea. Useimmissa tapauksissa TNV LEI validoi kaiken muun automaattisesti.